نکاتی مهم برای حل مشکلات سازمان
یکی از مهم‌ترین مراحل برای حل مسئله و عارضه یابی سازمان، تعیین و تعریف مشکل است. اگر این مرحله به خوبی طی شود، در آن صورت تیم نیز می‌تواند راهکارهای عملی را از خود ارائه دهد. بزرگانی که در این حوزه فعالیت داشته، همواره بر مسئله اختصاص زمان تاکید دارند. شما با درک مفهوم شاخص ارزیابی عملکرد، می‌توانید این مرحله را با موفقیت پشت سر بگذارید.
قدم بعدی ، تعریف یک راه‌حل و اقدام برای اجرایی کردن آن است. در استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت این مرحله تحت عنوان اصلاح خوانده می‌شود. افراد تیم حل مسئله سعی می‌کنند تا به صورت فوری به حل مشکل بپردازند.بعد از اینکه توانستید از یک راه‌حل فوری و البته مقطعی در زمینه عارضه یابی سازمان استفاده کنید، نیاز است تا به بررسی عللی بپردازید که باعث بروز این مشکل شده‌اند. این کار باعث خواهد شد تا به ریشه اصلی مشکل پی ببرید و از این طریق راحت‌تر و با نگرش بهتری راهکار مورد نظر را پیدا کنید. شایان ذکر است که این مرحله توسط استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت، اقدام اصلاحی نامیده می‌شود.
وقتی افراد تیم تشکیل‌دهنده بتوانند به علل بروز مسئله پی ببرند، در آن صورت می‌توانند یک راه‌حل اصلاحی نیز برای عارضه یابی سازمان تعریف کنند. حالا منظور از راه‌حل اصلاحی چیست؟ به راهکاری که منجر به حذف ریشه اصلی مشکل شود و دیگر اجازه بروز آن مشکل را ندهد، راه‌حل اصلاحی می‌گویند.در واقع می‌توانیم اینطور بیان کنیم که همین موضوع زمینه‌ساز تفاوت بین اصلاح و راه‌حل اصلاحی است. در اصلاح تنها مشکل به صورت مقطعی حل می‌شود، در حالی که در راه‌حل اصلاحی مشکل به صورت کامل از بین رفته و از تکرار مجدد آن جلوگیری خواهد شد. می‌توانیم اینطور بیان کنیم که برگزاری دوره های آموزش سازمانی برای کارمندان به منظور اجرای راهحلها ایده خوبی است.
بعد از عارضه یابی سازمان غالبا به صورت طوفان فکری به اجرا در می‌آید. در این جلسات راه‌حل‌های مختلفی توسط افراد گوناگون بیان می‌شوند. سپس راه‌حل‌های ذکر شده به صورت کامل بررسی شده و در نهایت بهترین آن‌ها شناسایی شده و برای مرحله اجرایی انتخاب می‌شوند. نقش افراد تیم مشاوره منابع انسانی و مشاور سیستم ها فرآیندها را نباید فراموش کرد.
سپس راهکارهایی که در مرحله شش ذکر شدند، به اجرا در می‌آیند؛ سپس تیم این موضوع را مورد بررسی قرار می‌دهد که آیا راهکار ارائه شده در بین راهکارهای اصلاحی جای می‌گیرد یا خیر. در واقع این موضوع را بررسی می‌کنند که آیا این راهکارها از این قابلیت برخوردار هستند تا منجر به خاتمه یافتن مشکلات و مسائل موجود شوند یا باید به فکر راه‌حل‌های دیگر بود.
به مرحله نهایی از عارضه یابی سازمان می‌رسیم. مهم‌ترین نکته‌ای که در رابطه با این موضوع وجود دارد این بوده که آیا می‌توان راهکارهای موجود را به صورت کاملا استاندارد در تمام سازمان گسترش و بسط داد یا خیر. یکی دیگر از مواردی که اهمیت دارد این بوده که بتوان به صورت مستمر از این راهحلها بهره برد.راهکارهایی که تنها دو یا سه روز پایداری داشته باشند، بیهوده هستند. بسیاری از راهکارها و اجرای آن‌ها به کارکنان آموزش‌دیده نیاز دارند. فرقی نمی‌کند حوزه کاری شما مدیریت تولید، مدیریت مالی و دیگر مدیریت‌ها است. در هر صورت شما باید نقش مشاوره مدیریت را جدی بگیرید و با به کار گرفتن مدیریت استراتژی بهترین راهکارها را ارائه دهید.
